Probleemstelling

Toen Bart & Katrien begonnen met hun bedrijf werden alle aanvragen in Excel verwerkt om tot een prijsofferte te komen. Een tijdrovend proces dat bovendien ook vatbaar was voor menselijke fouten. Schaalbaarheid zou op deze manier een groot probleem worden.

De communicatie met klanten en leveranciers verliep ook niet altijd van een leien dakje. Er werden veel emails en whatsappjes over en weer gestuurd om de status van een bestelling op te vragen.

‘We maakten ons op voor een snelle expansie’, zegt Bart. ‘We moesten de hele flow van aanvraag tot levering onder controle krijgen’.

Als bedrijven schalen, schalen inefficiënties meestal mee. Het probleem was dat Bart geen betrouwbare gegevens had om op voort te bouwen.


Wat we deden

We bouwden een webapplicatie waarop klanten van BK Geveldragers hun offertes met minimale input kunnen aanvragen en opvolgen. We gebruiken A.I. om de gevels uit te lezen en raamdetectie op de plannen toe te passen. Hierdoor kan het team van BK Geveldragers offertes tot wel 15x sneller uitwerken dan voordien en hun klanten een betere service aanbieden.


Vereisten

Na enkele gesprekken werd het al snel duidelijk dat de ambities van BK Geveldragers groot waren (en nog steeds zijn).

Eerst en vooral wilde Bart dat de offertes van de klanten online beschikbaar werden gemaakt. “Ze moeten een plek hebben waar ze een overzicht hebben van al hun offerte aanvragen en de status van hun bestellingen.”

Een tweede vereiste was dat de offertes niet meer in Excel werden opgemaakt, maar dat er op basis van een aantal parameters een offerte berekend wordt. De logische derde stap was het verkrijgen van de nodige inzichten. "Duidelijke inzichten geven ons de mogelijkheid om voortdurend processen te verbeteren en fouten op te sporen voor ze uit de hand lopen.’"

Tenslotte moest de nieuwe software het snelle tempo van de schaalvergroting aankunnen. “We willen op termijn meer klanten bedienen, maar ook meer producten aanbieden. Alles moet hierop ingericht worden.” vertelt Bart.






Hoe BK Geveldragers & CodeCraft dit samen hebben aangepakt



Nadat alle vereisten in kaart werden gebracht gingen we aan de slag om stap voor stap een schaalbare webapplicatie te bouwen.

“Bij een project van deze omvang is het belangrijk om gefaseerd te werken. We stelden een roadmap op met duidelijke mijlpalen. Dit laat ons toe om snel resultaat te boeken, en te verbeteren op basis van de feedback van de gebruikers” zegt Roel Hendrickx, zaakvoerder en projectleider bij CodeCraft.




"Zonder onze webapplicatie was onze groei onmogelijk. We zouden full-time bezig zijn met het berekenen van offertes..."

Bart Lauryssen
Zaakvoerder BK Projecten

Online omgeving voor klanten

Via de intuïtieve webapplicatie kunnen klanten snel en eenvoudig offertes aanvragen en bestellingen opvolgen. Voor elke bestelling worden er een aantal documenten automatisch gegenereerd, zoals een rekennota en een materiaallijst.

 

Offertes aanpassen en opties toevoegen

Wanneer de offerte klaar is kunnen klanten zelf nog wijzigingen aanbrengen of opties toevoegen, en wordt de offerte automatisch herberekend. Op deze manier besparen zowel de klant als BK Geveldragers heel wat tijd.

 

Schaalbaarheid garanderen dankzij artificiële intelligentie

Om de groeiende vraag naar de geveldragers bij te kunnen houden maken we gebruik van artificiële intelligentie (A.I.) die de meest tijdrovende zaken automatiseert. De plannen die een klant meestuurt in een offerte aanvraag worden door deze A.I. automatisch uitgelezen, en de ramen en deuren worden automatisch gedetecteerd.

 

Sturen op basis van slimme inzichten

De digitalisatie van het bestelproces zorgt er voor dat er heel wat data wordt verzameld. Antwoorden op vragen als “Wat is de gemiddelde orderwaarde?” of “In welke periodes zien we pieken of dalen in aanvragen?” zijn ten allen tijde inzichtelijk via verschillende dashboards. Dankzij deze inzichten kunnen Bart & Katrien sneller en beter bijsturen waar nodig.

 

Resultaten

BK Geveldragers groeide de voorbije jaren telkens met minstens 500%. Klanten die een eerste bestelling plaatsen blijven vaak terugkomen omdat men snel geholpen wordt via het platform, en omdat

“Zonder onze webapplicatie was deze groei onmogelijk. We zouden full-time bezig zijn met het berekenen van offertes, en hier een aantal FTE’s voor moeten aannemen waardoor het business model niet rendabel meer zou zijn. Bovendien zien we dat klanten blijven terugkomen na hun eerste bestelling. De klanttevredenheid ligt zeer hoog, mede dankzij de snelle service die we kunnen bieden via onze online omgeving.” vertelt Bart.

Ook over de grenzen heen begint BK Geveldragers een bekende naam in de bouwsector te worden.

 

Doorontwikkeling

De visie van BK Geveldragers is er één van doorgedreven digitalisatie. Een visie die we samen stap voor stap vorm geven. Het is net die visie waarmee ze zich onderscheiden van hun concurrentie, en ze op korte tijd bezig zijn aan een steile opmars binnen de sector.

De basis die we de voorbije jaren samen hebben gelegd zorgt er voor dat het bedrijf klaar is om de volgende stappen te zetten in hun digitalisatie traject.

Op regelmatige basis zitten we samen met Bart & Katrien om ideeën samen te overlopen en prioriteiten toe te kennen aan de nieuwe features die we ontwikkelen.

 

Meer weten? 

Lees zeker ook ons e-book over een webapplicatie op maat en de mogelijkheden van een eigen klantenportaal